Няколко съвета за Microsoft Excel

Разделете думите от една клетка на Excel в две

В една колонка имате въведено име и фамилия. Разделянето им в две отделни клетки става много лесно:

– Маркирайте колона A

– От горното меню изберете Data и след това Text to Columns

– Изберете Delimited и след това Next

– На следващата стъпка отбележете само Space и кликнете върху Next

– Под Destination area, напишете $B$1 и след това кликнете Finish

– Копирайте формулата до последния ред с данни за имената

Бърза клавишна комбинация за придвижване клетка нагоре в Excel

С натискането на клавиша Enter в Excel се премествате една клетка по-надолу.
Ако желаете да се върнете назад и да се качите клетка нагоре опитайте вместо стрелките или мишката да натиснете едновременно клавишите Shift + Enter.

Бърза клавишна комбинация за добавяне или изтриване на редове или колони в Excel

За да добавите нов ред или колона, маркирайте толкова редове / колони, колкото желаете да вмъкнете. Изберете реда отдолу и колоната вдясно от които желаете да бъдат разположени новите. Натиснете едновременно клавишите „Ctrl”, „Shift” и „=”

За да изтриете няколко реда или колони, просто ги маркирайте и натиснете едновременно „Ctrl” и „-”.

Съберете текста от две клетки на Excel в една

Представете си, че разполагате със списък на потенциални клиенти в Excel. В него малкото име и фамилията на вашите контакти са отделени, а трябва да ги съберете в една колонка. Вместо да пренаписвате целия списък, е достатъчно да кажете на Excel да постави малкото име, интервал и фамилията в една обща клетка. Това може да стане с една много лесна формула:

=A1&“ „&B1

Знакът & казва на Excel да съедини едната стойност с другата, а кавичките му казват да вмъкне специфичен символ (в случая интервал).
За да повторите формулата, застанете в долния десен ъгъл на клетката, така че курсорът на мишката да се превърне в кръстче, натиснете левия бутон и изтеглете надолу.

Бързо придвижване между работни таблици в Excel

Има два лесни начина за бързо придвижване между работни таблици (Sheet) в Excel, които ще Ви бъдат много полезни, ако работите с документ, съдържащ голям брой такива таблици:

– Натиснете и задръжте клавиша CTRL и натиснете клавиша PageUp или PageDown за да се преместите една таблица наляво или надясно

– Кликнете с десния бутон на мишката върху някоя от четирите стрелки в долния ляв ъгъл на документа в Excel. Ще се появят имената на всички работни таблици и вие можете да изберете на коя желаете да отидете

Показване на нулеви стойности в Excel

В повечето случаи Excel показва информацията така, както я въвеждате. Това се отнася и за нулата. Ако въведете нула, в таблицата на Excel се показва 0. Ако не въведете никаква стойност в клетката, Excel показва тази област като празна. Ако резултатът от някаква формула е нула се показва този резултат. Но в някои случай е възможно да не искате да се показва нулевата стройност. За да контролирате показването и, следвайте долните стъпки:

Изберете Options от Tools менюто. Ще се появи диалоговия прозорец на Options. Изберете View В долната част на прозорчето се намират Window Options. Обърнете внимание на Zero Values. Ако опцията е избрана, нулевите стойности ще се показват. Ако я изчистите, нулевите стойности вече няма да се показват. Тази настройка влияе не само на начина, по който виждате информацията на екрана, но и на начина, по който тя ще се разпечати от Excel.

Бързо въвеждане на дата и час в Excel

В Excel има удобни клавишни комбинации за бързо въвеждане на текущата дата или час. За да въведете текущата дата, просто маркирайте клетка и натиснете „Ctrl“ +“ ;„. По същия начин, но с клавишите „Ctrl“ + „:“ можете да въведете текущия час.

Пресмятане на броя работни дни между две дати

За да изчислите броя дни между две дати без събота и неделя, използвайте функциите NETWORKDAYS и MOD както е показано в долната формула:

=NETWORKDAYS(A1;B1)-1-MOD(A1;1)+MOD(B1;1)
В клетка A1 е въведена началната дата; а в клетка B1 крайната дата.

Спестяващи време клавишни комбинации за Excel

Възползвайте се от клавишни комбинации за бързо форматиране, маркиране и предвижване между данните в Excel :

– Ctrl + Shift + $ за форматиране на маркираните клетки като валута – $, с две числа след десетичната запетая

– Ctrl + Shift + % за форматиране на маркираните клетки като процент, без числа след десетичната запетая

– Ctrl + Shift + ! за форматиране на маркираните клетки като число с две цифри след десетичната запетая и разделител за 1,000

– Ctrl + Shift + & за външна рамка (Outline Border) около маркираните клетки

– Ctrl + Shift + _ (долно тире) за премахване на външната рамка (Outline Border) около маркираните клетки

– Ctrl + 1 за отваряне на Format Cells

– Enter за предвижване вертикално надолу

– Shft + Enter за предвижване вертикално нагоре

– Tab за предвижване надясно

– Shift + Tab за предвижване наляво

– Ctrl + Shift + стрелка надолу за маркиране на група от клетки от най-горната до най-долната в колоната

– Ctrl + Shift + стрелка нагоре за маркиране на група от клетки от най-долната до най-горната в колоната

– Ctrl + Shift + стрелка вдясно за маркиране на група от клетки от първата до последната в реда

– Ctrl + Shift + стрелка вляво за маркиране на група от клетки от последната до първата в реда

– Shift + стрелка за маркиране на последователни клетки

Разделяне на страници в Excel

Ако работите с големи таблици в Excel може би понякога желаете част от информацията да излезе на нова страница при печат – например само първите десет реда от информацията да бъдат на първата страница, а следващите редове на втората. Това можете да направите по следния начин:

Маркирайте която и да е клетка на последния ред от първа страница, например A10. Изберете Page Break от Insert менюто. Ще се появи прекъсната линия между десети и единадесети ред. Ако по-късно желаете да изтриете това разделение: маркирайте отново клетка A10. Изберете Remove Page Break от Insert менюто. Прекъсната линия ще изчезне.

Едновременно извършване на промени в повече работни таблици

Повечето от нас имат работни документи в Excel с повече от една работна таблица – например годишен бюджет с отделна таблица за всеки от месеците.

Ако се наложи еднаква промяна във формула или данни на определена клетка във всички работни таблици на такъв файл, има лесен начин да я направите наведнъж.

Например имате документ с ценови листи за всеки месец. В колона B на всяка от тях начислявате 20% ДДС върху единичната цена. Но ако ставката за ДДС се промени много по-лесно и бързо ще бъде да я редактирате само веднъж и това да се отрази на всички останали таблици вместо във всяка от тях поотделно.

Ето как може да стане това:

– Първо, кликнете върху таблицата, където ще правите промените.

– След това натиснете Shift и кликнете на последната таблица, върху която да се извършат промените. Наименованията на избраните таблици ще се оцветят в бяло, а името на текущата ще стане удебелено. Освен това, след името на документа ще се появи [Group], за да покаже, че сега работите върху група от работни таблици.

– Направете промените върху избраната таблица и кликнете върху последната работна таблица. Така ще приключите работата върху групата от таблици и промяната ще се отрази навсякъде.

Автор: Николай Унгузов

Вижте още статии