Няколко съвета за Microsoft Word

Бързо и лесно копиране на информация с Paste Special

Ако копирате съдържание от различни източници – други документи на Word, Интернет страници или имейл съобщения, използвайки функцията Paste, освен съдържанието ще пренесете и форматирането на оригиналния документ и след това ще е необходимо да отделите време за да го уеднаквите с това на оригинала. Вместо това опитайте функцията Paste Special и вмъкнете текста като неформатиран текст:

За да използвате Paste Special:

– В Word 2003 изберете Paste Special oт меню Edit . В Word 2007 кликнете върху бутона Paste в началния панел и изберте Paste Special.

– В диалоговата кутия на Paste Special, изберете бутона Paste, и в секцията As: изберете Unformatted Text.

– Кликнете OK.

Прегледно организиране на графичните елементи в документа с помощта на заглавия

Изображенията, таблиците и другите графични елементи са перфектно допълнение към текста на Вашия документ, помагащо Ви да илюстрирате още по-добре позицията си. Номерирането и поставянето на заглавия на графичните обекти в текста ще Ви помогне за по-прегледната организация на документа и ще Ви позволи да правите препратки към тях.

С функцията за заглавия Captions на Word това е лесна задача:

– В Word 2003 изберете обекта, към който да добавите заглавието и след това от меню Insert – Reference – Caption. В Word 2007 маркирайте обекта и от панел References изберете Insert Caption.

– В диалоговия прозорец изберете подходящ етикет (напр. таблица или фигура) и позицията, на която да се появи в документа (под или над обекта).

– Изберете ОК.

Можете да активирате и автоматично добавяне на заглавие към всеки графичен елемент, който вмъквате в документа си:

– В Word 2003 изберете меню Insert – Reference – Caption. В Word 2007 избрете Insert Caption от панел References.

– В диалоговия прозорец изберете бутон AutoCaption и след това вида обекти, за които да се добавят автоматично заглавия. Задайте настройките за етикет, позиция и номерация, които да се прилагат.

– Изберете ОК.

Удобна клавишна комбинация за Print Preview

Този трик ще ви бъде интересен, ако сте от хората, които предпочитат да използват клавиатурата колкото е възможно повече. Обикновено, ако желаете да прегледате документа си преди разпечатка, трябва да използвате мишката и да изберете инструмента за Преглед преди печат от менютата или след като натиснете Alt клавиша да изберете опцията от меню File в Word 2003 или от лентата за бърз достъп в Word 2007

По-бърз начин за активиране на Преглед преди печат е просто да използвате клавишите ALT+CTRL+I. Натиснете ги веднъж, за да се отворите Преглед преди печат и още веднъж за да излезете оттам. За изход можете да натиснете и Esc.

Спестяващи време клавишни комбинации за Word

Спестете време и улеснете работата си като се възползвате се от тези клавишни комбинации за бързо форматиране и редакция на текст, работа с параграфи и други полезни команди в Word.

Клавишни комбинации за редакция на текст

– Маркиране на символ: натиснете Shift + стрелка надясно за да изберете символа вдясно от курсора и Shift + стрелка наляво за символа вляво от курсора

– Маркиране на дума: натиснете Ctrl + Shift + стрелка надясно за да изберете думата вдясно на курсора и Ctrl + Shift + стрелка наляво за думата вляво

– Маркиране на ред: поставете курсора в началото на реда и натиснете Shift + End

– Маркиране на целия текст: където и да се намирате в документа натиснете Ctrl + A

Клавишни комбинации за форматиране на текст

– Bold: маркирайте текста, който желаете да удебелите и натиснете Ctrl + B

– Italic: маркирайте текства, който искате да бъде с наклонен шрифт и натиснете Ctrl + I

– Подчертаване на текст: маркирайте и натиснете Ctrl + U

– Размер на шрифт: маркирайте текста. За да увеличите размера на шрифта натиснете Ctrl+Shift +> , за да го намалите Ctrl+Shift +<

– Промяна на главни и малки букви: натиснете Shift + F3 веднъж, два или три пъти. Последователно ще преминете през малки букви, големи букви и начална голяма буква.

Клавишни комбинации за форматиране на параграф

– Разполагане на текста вляво: разположете курсора където и да е в параграфа и натиснете Ctrl + L

– Разполагане на текста вдясно: разположете курсора където и да е в параграфа и натиснете Ctrl + R

– Разполагане на текста в средата: разположете курсора където и да е в параграфа и натиснете Ctrl + E

– Двустранно подравняване на текста : разположете курсора където и да е в параграфа и натиснете Ctrl + J

Клавишни комбинации за добавяне на популярни символи

– Символ ©: натиснете Alt + Ctrl + C

– Символ ®: натиснете Alt + Ctrl + R

Други полезни клавишни комбинации

– Отмяна на последното действие (Undo): натиснете Ctrl + Z

– Връщане на последното действие (Redo): натиснете Ctrl + Y

– Търсене: за да отворите диалоговия прозорец за търсене натиснете Ctrl + F

Подобрете съвместната работа върху документите с Tracking Changes в Word

Ако се налага да работите съвместно с други колеги върху общ документ в Word или трябва да прегледате и извършите необходимите корекции в даден документ преди да го одобрите, функцията Track Changes в Word ще ви бъде от голяма полза. Тя дава възможност за лесен и бърз преглед не само на направените промени, но и на това кой и кога ги е извършил. Имате възможност да преглеждате и одобрявате промените една по една или наведнъж.

Активиране на функцията за проследяване на промените

В Word 2007 изберете меню Review и кликнете върху бутона Track Changes. В Word 2003 отворете меню Tools и изберете Track Changes

Преглед и одобрение на промените в документа

След активиране на функцията всички промени – изтриване или добавяне на текст, се показват в документа.

За да приемете или отхвърлите дадена промяна използвайте бутона Accept или Reject. Ако след като прегледате целия документ решите да приемете всички промени направени промени в него можете да използвате Accept All Changes in Document вместо да ги одобрявате една по една.

Анонимни промени

Ако задържите мишката над редактирания текст ще се покаже информация за автора и времето на извършване на промените.

Това е полезно, когато повече хора работят върху даден документ, но в определени ситуации е възможно да не е желателно.

За да промените настройките в Word 2007 изберете Word options от Office бутона, след това в меню Popularизберете опцията Personalize your copy of Microsoft Office. Пременете името и инициалите си. В Word 2003, изберете меню ToolsOptions и след това User Information. Променете името и инициалите си и изтрийте адреса.

Автор: Николай Унгузов

Вижте още статии